Datenschutzhinweise für Online Konferenzen und Informationsveranstaltungen via „Zoom“ der Alzheimer Gesellschaft Ingolstadt e.V.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im

Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online--Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E--Mail--Adresse, Passwort (wenn „Single--Sign--On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting--Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer--IP--Adressen, Geräte--/Hardware--Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4--Datei aller Video--, Audio-- und Präsentationsaufnahmen, M4A--Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online--Meeting--Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start-- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP--Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text--, Audio-- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online--Meeting“ die Chat--, Fragen-- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online--Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“--Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online--Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting--Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Allerdings ist es möglich, ein Pseudonym zu verwenden.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online--Meetings“ durchzuführen. Es ist nicht geplant, diese aufzuzeichnen. Sollte sich dafür eine Notwendigkeit ergeben, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und –– soweit erforderlich –– um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“--App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online--Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Informationen über „Online--Meetings“ (z.B. Meeting Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) können bei Zoom bis zu einem Monat gespeichert werden. Die Alzheimer Gesellschaft Ingolstadt löscht abgelaufene Meetings innerhalb von 48 h nach der Durchführung manuell.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

In der Regel haben Sie sich bei uns zu einem „Online--Meeting“ angemeldet. In diesem Fall ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online--Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online--Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten: Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online--Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online--Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU--Standardvertragsklauseln garantiert. Wir haben in unserem Account bei Zoom festgelegt, dass nur die deutschen bzw. europäischen Rechenzentren genutzt werden, d. h. Ihre personenbezogenen Daten gehen grundsätzlich nicht in die USA. Ferner achten wir darauf, dass alle Daten zu einem Online--Meeting spätestens 48 Stunden nach einem Online--Meeting von uns gelöscht werden, so dass wir einen äußerst datensparsamen Betrieb von Zoom vorsehen.

Zoom verarbeitet Daten trotzdem noch außerhalb der EU. In diesem Fall handelt es sich jedoch nicht um Ihre Daten, sondern um Daten von uns, die zu Abrechnungszwecken verwendet werden.

Wir achten darauf, dass möglichst keine personenbezogenen Daten von Ihnen bei Zoom verarbeitet werden. So verschicken wir die Einladungen zu unseren Veranstaltungen nicht über das System von Zoom, sondern über den E--Mail--Account der Alzheimer Gesellschaft Ingolstadt. Wir zeichnen die Meetings nicht auf und ermöglichen auch keine Umfragen durch Zoom. Bei der Teilnahme an einem Online--Meeting können Sie steuern, welche Daten Sie angeben.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
             Deutsche Alzheimer Gesellschaft e.V. Selbsthilfe Demenz

             Datenschutzbeauftragter

             Friedrichstr. 236, 10969 Berlin
             E--Mail: datenschutz@dalzg.de

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs-- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

In der Regel bleibt ein Online--Meeting bei Zoom gespeichert und damit auch alle Daten, die sie als Teilnehmende angegeben haben. Wir löschen diese Online--Meetings spätestens 48 Stunden nach der Veranstaltung.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Stand: 21. August 2020